Plan, planowanie oraz pojęcia pokrewne

Jak już wspomniano, planowanie jest wyjściową funkcją w procesie zarządzania. Planowanie stanowi czynność intelektualną, polegającą na ustaleniu celu lub celów przedsiębiorstwa. Cele te mogą być dwojakiego rodzaju. Po pierwsze, rzeczowe, a więc opisujące pewien stan materialny, który winien być osiągnięty w przyszłości i po drugie, cel formalny, tj. przyszła relacja między osiągniętymi wynikami a poniesionymi kosztami (E. Grochla 1973). Wyznaczone cele osiąga się przy pomocy ludzi. Jest zatem rzeczą nieodzowną, aby przekonać podwładnych do realizacji celów. Służy temu m. in. specjalna technika ? zarządzanie przez cele. W małym zakładzie cel ustala właściciel firmy. W dużym przedsiębiorstwie wysiłek umysłowy wielu osób pracujących nad ustaleniem celów, znajduje swój wyraz w dokumencie, który nazywany jest planem.
Przystępując do wyznaczania celów, czyli do planowania, należy uzmysłowić sobie, iż jest to działalność o znacznym stopniu trudności. Wynika to z tego, iż przyszłość obarczona jest zawsze niepewnością. Niepewność wzrasta wraz z wydłużeniem horyzontu planistycznego. Oprócz tego zmieniają się warunki, w których funkcjonuje przedsiębiorstwo. Niepewność związana jest również z ilością i jakością informacji oraz z nieprzewidy-walnością zachowań innych uczestników gry na rynku (H. Kreikebaum 1996).
Według K. Bolesty-Kukułki, właśnie niepewność sprawia, że pewne zdarzenia pozostają poza kontrolą planującego. Nie można więc mówić o planowaniu, a raczej o prognozowaniu (K. Bolesta-Kukułka 1993). W praktyce gospodarczej często występuje termin program, który można objaśnić jako zbiór zadań i działań prowadzących do osiągnięcia celu. Jest to po prostu szczegółowy i konkretny plan realizacji celu (K. Bolesta-Kukułka 1993 ).
Cel powinien być jasno i wyraźnie sformułowany, nie może to być coś bliżej nieokreślonego, senne marzenie. Sam cel zawiera szereg pytań, na które menedżer musi odpowiedzieć. W pierwszej kolejności chodzi o odpowiedź na pytanie kiedy?, a więc o wyznaczenie przedziału czasu terminu podjęcia działań. Dalej należy określić miejsce realizacji, a więc lokalizację (gdzie?). Istotne znaczenie ma odpowiedź na pytanie o ludzi, którzy będą daną działalność rozwijać. Ludzie ci winni posiadać wykształcenie formalne, predyspozycje i kulturę. Muszą umieć posługiwać się odpowiednią techniką i technologią oraz stosować określone sposoby postępowania.
Trudno przystępować do realizacji planu bez odpowiednich zasobów finansowych. A zatem pytanie o kapitał należałoby postawić na początku. Badania niemieckie i obserwacje polskiej gospodarki dowodzą, że brak kapitału, jego nieodpowiednie wykorzystanie, źle rozłożone spłaty kredytów są jedną z podstawowych przyczyn upadłości wielu małych i dużych firm (A. Vissers 1989).